Cómo revisar un stock antes de comprar y recoger el lote

Confirma el inventario antes de desplazarte

Pide al vendedor la relación de productos y cantidades incluidos en el precio. Consulta si el lote sigue completo, si se han vendido partidas y si las fotografías reflejan su estado actual. Anota las referencias que requieren especial revisión y acuerda si podrás abrir cajas o inspeccionar una muestra. No supongas que una fecha reciente garantiza por sí sola las existencias.

Pide que cada caja o palé pueda relacionarse con una línea del inventario. Cuando varias partidas comparten almacén, acuerda una identificación visible para evitar que se prepare otra mercancía. Confirma quién puede autorizar cambios de cantidad el día de la retirada y cómo se resolverán las diferencias antes de cargar el vehículo.

Comprueba una muestra representativa

Durante la revisión, contrasta etiquetas, referencias y cantidades con el inventario. En productos surtidos, examina varias cajas de distintas partes de la carga. Registra los defectos o diferencias y acuerda cómo afectan al pedido. En mercancía anunciada como devolución, distingue lo probado de lo que todavía no se ha revisado. No extrapoles el estado de una sola pieza a toda la partida.

Anota qué parte de la mercancía has revisado y qué no has podido comprobar. Fotografiar una caja abierta ayuda a documentar el contenido, pero no sustituye el recuento ni demuestra el estado de las restantes. Si necesitas una comprobación técnica, acuerda quién la realizará y con qué alcance; no presentes como probado un artículo únicamente porque su embalaje esté cerrado.

Aplica estas comprobaciones al consultar las ofertas: Buscar lotes por provincia.

Calcula el espacio y la capacidad de carga

Solicita peso total, volumen, número de cajas o palés y sus dimensiones. Confirma si la mercancía se puede apilar y si necesita protección adicional. El número de unidades no basta para elegir un vehículo. Comparte esos datos con quien organice el transporte y comprueba que dispone de los medios adecuados para cargar y descargar.

La altura final debe incluir el palé y las protecciones. Pregunta si alguna caja sobresale, si hay piezas frágiles y si el peso está distribuido de forma que pueda manipularse. Envía al transportista las medidas de la carga terminada. Si la mercancía todavía está suelta en estanterías, el volumen anunciado puede cambiar cuando se embale.

Acuerda horarios y medios del almacén

Confirma dirección exacta, persona de contacto, franja de recogida y acceso del vehículo. Pregunta si hay muelle, carretilla o transpaleta y quién se ocupa de utilizarlos. Aclara si la carga estará preparada o si debes aportar personal y embalaje. Si existe un plazo de retirada por cierre de un negocio, inclúyelo en el acuerdo.

Comprueba también el acceso al destino: escalones, anchura de puerta, zona de descarga y espacio donde dejar temporalmente los bultos. Un vehículo adecuado para el almacén de salida puede necesitar medios adicionales en tu negocio. Incluye en la solicitud de transporte las dos direcciones y cualquier limitación que pueda afectar a la entrega.

Revisa la entrega y conserva la documentación

Comprueba el número de bultos y las diferencias visibles al recoger o recibir. Conserva inventario, presupuesto, comprobantes y fotografías de la carga. Si interviene un transportista, deja claras las instrucciones y la información necesaria para identificar el pedido. Las condiciones de pago, recogida y resolución de incidencias se acuerdan directamente con el vendedor.

Al recibir, separa los bultos con daños visibles, identifica la referencia afectada y comunica la incidencia por el canal acordado. Conserva el embalaje cuando sea necesario para documentarla. El procedimiento y los plazos dependen del acuerdo y del servicio contratado; acláralos antes de la expedición, sin dar por hecho que todos los transportes ofrecen las mismas condiciones.

Prepara una orden de recogida clara

Entrega a la persona que recoge un resumen breve y fácil de consultar. Debe permitir identificar la operación sin depender de mensajes dispersos. Comparte solo los datos necesarios y comunica los cambios a las dos partes antes de que salga el vehículo.

• Referencia del lote, vendedor y persona que entrega.
• Direcciones de carga y descarga, con contactos operativos.
• Número de bultos, dimensiones, peso y posibilidad de apilado.
• Fecha, franja horaria y medios de manipulación acordados.
• Mercancía que se revisará y forma de comunicar diferencias.