Confirma el inventario antes de desplazarte
Pide al vendedor la relación de productos y cantidades incluidos en el precio. Consulta si el lote sigue completo, si se han vendido partidas y si las fotografías reflejan su estado actual. Anota las referencias que requieren especial revisión y acuerda si podrás abrir cajas o inspeccionar una muestra. No supongas que una fecha reciente garantiza por sí sola las existencias.
Comprueba una muestra representativa
Durante la revisión, contrasta etiquetas, referencias y cantidades con el inventario. En productos surtidos, examina varias cajas de distintas partes de la carga. Registra los defectos o diferencias y acuerda cómo afectan al pedido. En mercancía anunciada como devolución, distingue lo probado de lo que todavía no se ha revisado. No extrapoles el estado de una sola pieza a toda la partida.
Calcula el espacio y la capacidad de carga
Solicita peso total, volumen, número de cajas o palés y sus dimensiones. Confirma si la mercancía se puede apilar y si necesita protección adicional. El número de unidades no basta para elegir un vehículo. Comparte esos datos con quien organice el transporte y comprueba que dispone de los medios adecuados para cargar y descargar.
Acuerda horarios y medios del almacén
Confirma dirección exacta, persona de contacto, franja de recogida y acceso del vehículo. Pregunta si hay muelle, carretilla o transpaleta y quién se ocupa de utilizarlos. Aclara si la carga estará preparada o si debes aportar personal y embalaje. Si existe un plazo de retirada por cierre de un negocio, inclúyelo en el acuerdo.
Revisa la entrega y conserva la documentación
Comprueba el número de bultos y las diferencias visibles al recoger o recibir. Conserva inventario, presupuesto, comprobantes y fotografías de la carga. Si interviene un transportista, deja claras las instrucciones y la información necesaria para identificar el pedido. Las condiciones de pago, recogida y resolución de incidencias se acuerdan directamente con el vendedor.
Datos que conviene tener a mano
- Existencias e inventario confirmados
- Dirección y horario de retirada
- Peso, volumen y número de bultos
- Medios de carga y descarga
- Documentación e incidencias registradas