1. Da una identidad propia a cada entrada de stock
Asigna un código al lote y conserva junto a él la fecha de recepción, el vendedor y los documentos de la operación. Puedes usar una secuencia interna, como L-001, siempre que no se repita. Mantén esa identidad aunque parte del producto se mezcle físicamente con referencias que ya tenías.
Numera los bultos cuando sea necesario y guarda las fotografías de recepción. El objetivo es poder relacionar una diferencia con una caja concreta, no fotografiar cada movimiento sin criterio. Registra quién ha comprobado la entrada y qué parte queda pendiente, para que otra persona pueda continuar el trabajo sin empezar de cero.
2. Cuenta con la misma unidad que utilizas al vender
Separa cajas, paquetes y unidades comerciales. Si recibes cinco cajas de doce juegos, registra 60 juegos y conserva el dato de las cinco cajas como información de embalaje. Si cada juego contiene tres piezas, no declares 180 juegos disponibles: el contenido físico y la unidad de venta son datos diferentes.
Crea una referencia distinta cuando cambie una característica que el comprador pueda elegir, como talla, medida, modelo o color. Conserva el código del fabricante si existe y añade uno interno cuando lo necesites. Un nombre genérico como producto variado dificulta localizar lo que se ha vendido y comprobar lo que falta.
Aplica estas comprobaciones al consultar las ofertas: Comparar lotes por categoría · Ver liquidaciones de stocks.
3. Separa recibido, pendiente y disponible
No conviertas automáticamente toda la entrada en stock disponible. Distingue las unidades revisadas, las pendientes y las que presentan una incidencia. Define los estados con palabras claras para tu equipo y asigna una ubicación a cada grupo. Así evitarás ofrecer un artículo que todavía no se ha podido comprobar.
Por ejemplo, si recibes 120 unidades de una referencia, 12 quedan pendientes y 8 tienen incidencias, habrá 100 revisadas disponibles antes de descontar reservas. Si reservas 15, quedarán 85 libres. Este ejemplo ilustra estados excluyentes: una misma unidad no debe restarse dos veces ni contarse simultáneamente en dos grupos.
4. Asigna ubicaciones que se puedan leer y encontrar
Usa un sistema sencillo con zona, estantería y posición, adaptado a tu almacén. Una referencia como A-02-03 puede indicar zona A, estantería 2 y posición 3. Coloca la identificación de forma visible y utiliza exactamente el mismo texto en el inventario. Evita que cada persona nombre el mismo lugar de una manera diferente.
Separa la mercancía pendiente de revisar de la preparada para vender y respeta las condiciones de almacenamiento de cada producto. Cuando muevas una caja, actualiza su posición. Si una referencia ocupa varios lugares, anótalos todos: indicar solo el primero puede provocar compras innecesarias o diferencias aparentes de existencias.
5. Registra movimientos y comprueba las diferencias
Anota entradas, salidas, reservas, liberaciones de reservas y ajustes con fecha y motivo. Si trabajas con una hoja compartida, define quién la actualiza y cómo se evita que dos personas descuenten el mismo pedido. Un recuento correcto pierde utilidad si las ventas posteriores no se registran de forma consistente.
Haz comprobaciones periódicas por zonas o por referencias, dando prioridad a las que más se mueven o acumulan diferencias. Cuando el recuento no coincide, revisa la unidad, las reservas y los movimientos antes de modificar el saldo. Conserva el motivo del ajuste para reconocer errores repetidos y corregir el procedimiento.
6. Conecta el inventario con los anuncios
Antes de publicar o renovar una oferta, comprueba la cantidad libre y el estado real. Si vendes una parte del stock, actualiza el anuncio y conserva un historial interno de la operación. No anuncies como lote completo la misma composición cuando ya se han retirado algunas referencias.
Cuando prepares una nueva venta al por mayor, utiliza el inventario para generar el desglose y tomar fotografías del stock actual. En ComprarLotes, mantén las cantidades y la disponibilidad al día para que las consultas correspondan a la mercancía que todavía puedes entregar. La organización del almacén mejora la precisión de la oferta.
Campos básicos de un inventario de lotes
Empieza con estos campos y añade únicamente los que utilices. Un registro sencillo que se mantiene al día resulta más útil que una ficha extensa que nadie actualiza.
| Campo | Qué registrar |
|---|---|
| Identidad | Código de lote y referencia del producto |
| Unidad | Pieza, par, paquete o juego |
| Cantidades | Recibidas, pendientes, incidencias, reservadas y libres |
| Ubicación | Zona y posición de cada grupo |
| Movimiento | Fecha, cantidad y motivo del cambio |
Lista de comprobación
- Código de lote vinculado al vendedor y la recepción.
- Una unidad comercial definida para cada referencia.
- Pendientes e incidencias separados de lo disponible.
- Ubicaciones identificadas y movimientos registrados.
- Cantidad libre comprobada antes de publicar o renovar.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un programa específico para empezar?
Puedes empezar con una hoja de cálculo si el volumen y el equipo permiten mantenerla correctamente. Lo esencial es definir referencias, unidades, estados y responsables. Si los movimientos crecen, valora una herramienta que se adapte a ese trabajo.
¿Puedo juntar dos lotes del mismo producto?
Puedes ubicarlos en una misma zona si sus condiciones lo permiten, pero conserva la identificación de cada entrada. Esto ayuda a seguir sus cantidades, incidencias y documentos sin perder el origen de las unidades.
¿Cómo trato un producto devuelto por un comprador?
Regístralo como una entrada pendiente de comprobación y relaciona el movimiento con la venta anterior. Revisa su estado antes de devolverlo al grupo disponible; la recepción por sí sola no confirma que esté listo para vender.